Les emails et la confiance

A chaque période de retour de vacances, l’histoire se répète. Nous entendons souvent autour de nous les plaintes de cadres submergés par des centaines d’emails à consulter. L’idée de devoir travailler une demi-journée juste pour « remettre les choses à plat », s’informer, gérer, répondre et, pour finir, commencer sa vraie journée de travail, constitue une vraie source de stress.

Selon certaines statistiques, 269 milliards d’emails sont envoyés chaque jour dans le monde et chaque collaborateur en recevrait environ 130 (1). Si l’on consacre une minute par message en moyenne, deux heures de nos journées sont absorbées par cette tâche. Décourageant, n’est-ce pas ?
Lorsqu’on se penche sur la réelle pertinence des emails que nous recevons, nous découvrons que seule une partie de ceux-ci nous est réellement destinée et demande une réaction de notre part. Pour le reste, il s’agit souvent de messages « pour connaissance » (le fameux « FYI »), groupés (« mailing ») ou publicitaires (« spam »).

Mais il y a aussi les « CYA emails », dont je vous laisse le soin de deviner la signification, c’est-à-dire ces messages qui sont envoyés pour se protéger de toute critique ou éventuelle répercussion dans l’entreprise. La présence de CYA emails dénote une culture d’entreprise qui manque de bienveillance, d’esprit d’équipe et de coopération. Elle est le signe de relations professionnelles (ou privées !) peu saines. L’exemple classique est la correspondance électronique entre collègues tout en mettant le patron en copie du message.

Ces messages montrent une tendance des collaborateurs à se détacher d’une responsabilité que, dans une culture d’entreprise positive et bienveillante, ils assumeraient. La crainte de mal faire n’a pas lieu d’être si on est guidé par le bon sens, le professionnalisme et l’envie de bien faire. C’est le fameux « empowerment », l’opposé philosophique des CYA emails.

Nous pouvons nous servir des CYA emails comme d’un thermomètre de la situation d’une entreprise ou d’une relation et donc intervenir. La présence fréquente de ce type de message dénote une situation de manque de confiance envers les collègues ou l’organisation, voire d’une peur, par exemple celle de perdre son emploi.

Alors comment pouvons-nous aller au fond des problèmes sans présenter une preuve écrite ? Tout simplement en collaborant, en ayant de vraies conversations, en travaillant ensemble en équipe pour découvrir les sources des problèmes, identifier les faiblesses, parler de ce qui se passe mal et pourquoi, et trouver ensemble des solutions pour éviter que des incidents ne se reproduisent. Et prendre un peu de temps au lieu d’arroser toute l’entreprise de CC : le processus de résolution des problèmes sera beaucoup plus rapide parce que nous n’aurons pas besoin de parcourir de longs emails de personnes différentes qui jouent le rôle de leur propre avocat de la défense devant leur patron.

Et, accessoirement, le retour des vacances sera plus agréable !

(1) The Radicati group

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